Un documento desactualizado, una versión que no aparece o una firma que no llega. En el día a día de cualquier empresa, los procesos documentales pueden parecer secundarios, pero cuando fallan, impactan de lleno en la operación.

Por eso en esta nota analizamos cuáles son los errores más frecuentes en la gestión documental, por qué no deberías subestimarlos y cómo evitarlos a tiempo.

Tiempo perdido, oportunidades que se escapan

Según estimaciones de modelos de inteligencia artificial basados en estudios globales, los profesionales de oficina pueden perder hasta un 30% de su jornada laboral buscando información mal gestionada.

Y no es el único dato alarmante. También se advierte que los desafíos en la gestión documental explican más del 21% de la pérdida de productividad en las organizaciones.

Si el tiempo es el recurso más escaso de las empresas, entonces perderlo por documentos mal gestionados es, también, perder competitividad.

“Detalles” que pueden costar caros

Lo más peligroso de una mala gestión documental es que el problema se vuelve estructural antes de que alguien lo note.

Tareas que se repiten, archivos que se buscan, procesos que se frenan. Pérdidas de tiempo, pero también de oportunidades. Y en algunos casos, consecuencias más graves: contratos mal firmados, versiones erradas, falta de respaldo ante auditorías o incumplimientos legales.

Algunos de los errores más frecuentes y sus posibles soluciones puede ser:

1. Archivos duplicados o desactualizado

→ ¿Cuál es la versión final? ¿Quién la editó por última vez?
→ Un sistema con control de versiones y trazabilidad evita confusiones (y conflictos).

2. No encontrar el documento cuando más lo necesitás

→ Está en un mail, en una carpeta, en el drive… o en ninguna parte.
→ Centralizar la documentación ahorra tiempo, estrés y pérdida de información clave.

3. Firmas demoradas por ausencia o falta de seguimiento

→ El documento está en la casilla de alguien que está de viaje…
→ La firma electrónica permite firmar desde cualquier dispositivo, en segundos.

4. Accesos inseguros a documentos sensibles

→ Archivos enviados por WhatsApp, compartidos sin control o accesos mal gestionados.
→ Trazabilidad, historial de accesos y permisos personalizados garantizan seguridad y responsabilidad.

5. Procesos que deberían durar minutos y se extienden días

→ Porque dependemos de tareas manuales, impresiones, traslados o firmas presenciales.
→ Automatizar no es un lujo: es eficiencia, agilidad y escalabilidad.

Las empresas que escalan ya lo están resolviendo (¿o viceversa?)

Muchas empresas ya identificaron este punto crítico. No solo buscan eficiencia, sino también trazabilidad, seguridad y velocidad de respuesta. Saben que, si su negocio escala, su sistema documental también tiene que hacerlo.

En BANK acompañamos esa transformación con Sign & File, nuestra solución de firma electrónica y gestión documental inteligente.

Ofrecemos un sistema que se integra con los procesos de cada empresa, con firma digital remota, control de accesos, historial de versiones y un panel para visualizar en tiempo real el estado de cada documento.

Porque para nosotros, ordenar no es solo una cuestión de prolijidad: es una forma de ganar tiempo, evitar errores y tomar decisiones más rápido.

Entonces, es importante entender que no todos los errores documentales cuestan dinero. Algunos cuestan confianza. Otros, cumplimiento legal. Otros, tiempo que podrías haber invertido en hacer crecer tu negocio.

Lo que no se ordena, se repite. Y lo que se repite, te frena.