Guarda de Archivos Físicos

En Bank S.A. contamos con contenedores normalizados para almacenar la documentación, que fueron especialmente diseñados cumpliendo con todos los requisitos de resistencia, impermeabilidad y capacidad.

La gestión de guarda de cajas de archivo está totalmente automatizada. Ingresan las cajas con documentación a nuestra planta, se las identifica mediante una etiqueta con código de barras.

Te ofrecemos los servicios de trasvase, clasificación y referenciación de todo tipo de documentación con personal especializado.

Incluye el armado de cajas con la documentación para ser enviada al archivo externo, el etiquetado, el registro de datos del contenido de cada caja en forma genérica o con un grado de detalle avanzado de cada documento según el requerimiento del cliente.

Este servicio es opcional. El cliente puede optar por realizar el trasvase y referenciación de la documentación a las Cajas-Bank. Desde Bank se proveerá un instructivo y planillas de detalle de contenido para que puedan referenciar la documentación que guardarán en las cajas.

¿Cómo organizamos la administración de tus documentos?

Contamos con un equipo de especialistas, archivistas profesionales quienes organizan el inventario de documentos, diseñando una estructura parametrizada, según las necesidades de cada cliente.

Tipos de administración de documentos:

    1. General: se organizan los documentos de forma general, indicando el área de la empresa generadora de la documentación, el tipo documental y un rango (numérico, fechas, alfabético) Ejemplo: área de compras, Órdenes de compra, desde 1 al 30 enero.
    2. Individual: se identifican uno a uno los documentos con un grado de detalle avanzado. Ejemplo: número de las órdenes de compra, por cliente, por año, por rubro.
    3. Generación de las imágenes – Digitalización:

Ofrecemos la posibilidad de digitalizar todos los documentos como respaldo de los archivos físicos y para facilitar el acceso a la información.

Digitalizar tus documentos es el inicio del proceso de despapelización que trae múltiples beneficios para tu empresa.

Estos no son excluyentes. El cliente puede solicitar solo guardado general o individual, digitalizar o mezclar los diferentes tipos de servicios de acuerdo a la necesidad de cada area de la empresa, y nos encargamos capacitar a sus recursos para que usen la plataforma documental. 

En Bank armamos la solución a tu medida.

Podés acceder a tu documentación en custodia:

En tu domicilio: Servicio puerta a puerta con vehículos destinados a tal fin, ya sea dentro de las 24 hs. (consulta normal) o en cuestión de horas (consulta urgente) en caso de requerirlo.

En depósitos de Bank: Podrán consultar la documentación directamente en los Centro de Custodia de la empresa, en ese caso ponemos a disposición boxes, fotocopiadoras, teléfonos, etc.

Digitalmente: Por medio de nuestro Portal Web, el Cliente tiene acceso a su base de datos o imágenes para una rápida gestión de consultas.

Para Bank una de las premisas fundamentales es la seguridad en el cuidado de los activos que le han encomendado sus clientes. Por ello, hemos implementado una serie de medidas para alcanzar el objetivo planteado. Entre ellos:

  • Circuito cerrado de cámaras de TV con grabación de eventos
  • Seguridad física las 24 hs.
  • Sistema de extinción de incendios (Normativa NFPA 1600)
  • Red de hidrantes
  • Red de sprinklers
  • Extintores portátiles y rodantes
  • Salidas de emergencias
  • Brigadas de emergencia
  • Plan de contingencias y emergencias
  • Detector de humo
  • Barreras infrarrojas
  • Central de detección emergencias
  • Pulsadores de aviso
  • Sistema de prevención de intrusión

Un factor importante en el mantenimiento de los archivos, es el control del crecimiento vegetativo de los mismos.

Cada documento posee un lapso de vida útil que puede estar determinado por múltiples razones.

Desde Bank S.A. también controlamos este aspecto de sus archivos, gestionando las depuraciones necesarias, de acuerdo a lo pactado con cada uno de sus clientes.

Cuando la importancia de los documentos a destruir lo requiera, ponemos a disposición del cliente un Servicio Notarial de Certificación de Destrucción.

La destrucción de documentos se realiza mediante procesos mecánicos, no contaminantes, que permiten el reciclado ecológico del papel.

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