Digitalización de Procesos

Nuestra solución de Tecnología Documental Integral permite digitalizar de manera inteligente tu documentación, unificar expedientes, formularios electrónicos y todo lo necesario para ahorrar muchísimo espacio, tiempo y optimizar tu trabajo.

Tus documentos desde tu dispositivo cada vez que los necesites.

  • Administración del ciclo de vida de los documentos 

Creación – Clasificación – Guarda – Destrucción 

  • Creación y administración de la estructura documental

Contamos con un equipo de especialistas, archivistas profesionales quienes organizan el inventario de documentos, diseñando una estructura parametrizada, según las necesidades de cada cliente.

Actualmente, los documentos físicos se digitalizan de forma estática.

Nuestra propuesta es sumarle valor a estos documentos para que tu empresa avance hacia el siguiente nivel. Con esto, damos un paso más en busca de contribuir al cambio cultural que conllevan los procesos de despapelización.

El proceso comienza con la digitalización de las imágenes y gracias a técnicas de reconocimiento de caracteres impresos y manuscritos (OCR – ICR) extraemos los datos que contengan los documentos. 

Con las imágenes inteligentes se logra automatizar los procesos de extracción de información que permitan interactuar con las aplicaciones existentes y alimentar sus bases de datos.

Creación de documentos electrónicos para completar de manera digital.

  1. Generación de parámetros de acuerdo a las necesidades de cada organización:
    1. Cantidad de campos a completar 
    2. Campos opcionales y obligatorios
    3. Estructura del campo: Alfabético, Numérico,  Alfanuméricos, Extensión
  2. Customización de Look & Feel – Diseño de la visualización de los documentos
  3. Creación de la estructura documental organizacional digital

Diseño y creación de un workflow para los documentos electrónicos.

Todo el proceso es digital, los documentos ya no van de escritorio en escritorio para su aprobación.

Puede ser un proceso flexible (no estructurado) o rígido (estructurado) dependiendo de las necesidades del cliente.

Ejemplo:

Flexible: cualquiera puede generar una Orden de compra y asignarla a otra persona para que la apruebe.

Rígido: la orden de compra tiene que si o si pasar por x personas específicas, con determinados requerimientos. Se parametriza para que se vayan llenando y aprobado.

Para validar los pasos del proceso de trabajo se determina en qué instancias usar firma digital o firma electrónica.

La firma digital es emitida por una autoridad certificante nombrada por el Estado, que valida la firma y la identidad de la persona que la realiza. 

Es el conjunto de caracteres que se agregan al final de un documento o mensaje de correo electrónico para:

  • Identificar al firmante de forma fehaciente (Autenticación) 
  • Asegurar que el contenido no pudo ser modificado luego de la firma (Integridad) 
  • Garantizar que la firma se realizó bajo el control absoluto del firmante (Exclusividad) 
  • Demostrar el origen de la firma y la integridad del mensaje, de modo que el firmante no pueda negar o repudiar su autoría (No Repudio)

Unifica todos los documentos digitales y electrónicos para mantener la memoria corporativa.

Permite tener trazabilidad de las interacciones con el expediente y el proceso, todo lo que cada usuario hizo está registrado y no se puede borrar.

Todo unificado en un único lugar para facilitar el acceso, análisis y uso de la información

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